Gmail を Hack せよ Vol.6
プロセス と オーガナイズ (処理と整理)
GmailにEメールとして送信されたすべてのアイデアは“コレクト”されただろうか？
Gmailのインボックス内に格納されたアイデアたちを次は“プロセス（処理）”の段階へと進めよう。
Gmailのラベル、とスターは“プロセス”するにあたって鍵となる機能だ。
ステータス用に、‘遅延’、‘待機’、‘いつか’という3つのラベルを用意した。そして、開始した各プロジェクト用に2つのラベル、‘次’と‘参照’を、そしてそれぞれのコンテキスト用ラベルが必要になる。（コンテキストは脈略といった様な意味で、ここでは筋道を立てるために必要な要素を指す。往々にして、筋道が立たない状態に陥ったときのストレスを無くすための技術がGTDである）
私はステータス用ラベルはそのままのラベル名をつけ、コンテキスト用にはラベル名の前にエクスクラメーション・マーク(!)をつけ、ラベル表示の一番上に表示されるようにしている。プロジェクト用にはアスタリスク(*)をつけ、ステータス用ラベルと区別している。
Gmailで行うGTDでは、一般的な手法のGTDよりプロジェクトの発生回数が少ない。Gmailの持つスレッド機能なら、コンテキスト用のラベルをつけるだけで、プロジェクト管理が簡単にできるからだ。
もちろん、プロジェクトをステータスと区別するのでなく、コンテキストと区別するために、“*ラベル”というような管理の仕方をしてもいいだろう。
Gmailのスター機能を私は次の“アクション”を示すために使用している。
すでに述べたように、プロジェクトの多くがコンテキストと連携しており、Emailのタイトル（サブジェクト、件名）が“プロジェクトフォルダー”となり、プロジェクトに関連する“アクション”はスレッドに格納される“Eメール”となる。そのため、スターがつけられたEメールは簡単に次のアクションがなにか知らせてくれる。
オーガナイズ
“すべてを空に”がGTDにおけるもっとも大事なアイデアだろう。Gmailのインボックスを離れるとき、インボックスは“空”でなければならない。これはそれほど難しいことではない。全てのコンテキストにはラベル、プロジェクト、ステータスのラベルが適切につけられ、“ごみ”処理され、スターがつけられているからだ。全てのアイテムにこのシステムを取り込んでしまえれば、終了したアクションはアーカイブされ、インボックスはほとんどオーガナイズされていることになっているだろう。
GTDにおける“ごみ”とは“行動することができないもの”で、資料として利用価値があるものは、アクションと関連づけて格納しておく（参照ラベルを使用）が、この“ごみ”処理のオーガナイズ方法についても触れておこう。
例として、一連の流れを簡単に説明しよう。
WordPressのテーマの改修
というアイテムがあるとしよう、“改修”のままでは、残念ながら、何をどうしていいかはわからない。わからない上に、いくつかのアクションがありそうだ、つまり、これはプロジェクトとなる。では、なにをすれば（アクション）“WordPressのテーマの改修”が終えたことになるかをリストアップしていく。
改行以外で使用されている<br />タグを消去する。
消去した<br />の代わりに<ul>タグを使う。
<ul>と<li>に適切なCSSを加える
上記にあげたのが“アクション”である。*WordPressテーマ改修とラベルを付けたEメールと、そのスレッド内に格納されたアクションにWordPressテーマ改修:アクションとラベルをし、全てのアクションにスターを付け、アクションをアーカイブする。本来であれば、全てのコンテキストに対し、この動作を行う
。Gmailでもっとも閲覧するページはスターのついたページを閲覧するページである。このページにはやらなければならないすべてのアクションが格納されているはずだからだ。
では、アクションが終わったとしよう。すると、WordPressテーマ改修:アクションのラベルはアクションが終わり次第次から次へとはずされ、必要であれば、WordPressテーマ改修:参照とラベルを変更したり、削除されたり、コンテキストラベルを付けたりする。
ここまでで、オーガナイズは完了したことになる。Gmailでは参照ラベルがついたEメールを見つけ出すのに苦労しないし、強力なサーチ機能を活用すれば、より簡単に参照できるからだ。
非常に長くなったが、これでプロセスとオーガナイズの解説の終わりである。
次回の“GmailでGTD”は、レビューと行動について解説する。
関連リンク:
コメントはこちらから