Gmail IMAPをThunderbirdで使いこなす
Thunderbird バージョン 2.0.0.6(Ubuntu 7.10)にて
オフィシャルGmail Blogにてすべてのユーザに対してIMAP機能の追加が完了したと本日発表された。
これを受けて、LifehackerのGeek To Liveシリーズ「Turn Thunderbird into the Ultimate Gmail IMAP Client」を参考にGmailのIMAP機能の使いこなしを紹介しよう。
ThunderbirdでIMAPアカウントの作成
オフィシャルGoogle Help Centerより
ThunderbirdでGmailの設定はしたことがあるだろうか？
IMAPになったからとは言え、設定の仕方は難しくはない。
編集 > アカウント設定 > アカウントを追加
からPOP３ではなく、IMAPを選択。
メール受信サーバーはimap.gmail.com
送信サーバーもimap.gmail.com（すでにPOP３で設定済みの場合は表示されない）
次画面のユーザ名はユーザ名@gmail.com
ここまででウィザードは終了。もう一度
編集 > アカウント設定で
サーバー設定
ポートは993。
セキュリティの設定はSSLを使用するにチェック。
SMTPの設定は、こちらのサイトにまかせることに。
それでは、さらに便利に使いこなす方法
設定が一通り終わったら、受信テストをして問題がないか確認してほしい。
そして、問題なければThunderbirdを再起動。
Gmailで作ったラベルがフォルダとしてThunderbirdにて認識されただろうか？
されていれば準備OK。
再び、編集 > アカウント設定
コピーと特別なフォルダへ。
コピーにて、メッセージを自動的にその他のフォルダを指定して保存で、(Gmailアカウント)のSent Mailを選択
下書きとテンプレートにて、下書きの保存先をその他のフォルダを指定して保存で、(Gmailアカウント)の下書きを選択
＊なお、それぞれのフォルダは[Gmail]というフォルダの配下にある
これで、Thunderbirdから送信したメッセージもGmailで保存でき、下書きもGmailに保存される。
設定後Gmailに[Thunderbird:Sent Mail]というようなラベルが作られることがあるらしいが、このラベルは消去しても自動生成されない。
次にゴミ箱もGmailに設定してみる。
編集 > 設定から詳細へ
高度な設定の隣に設定エディタボタンがあるので、クリック。
FireFoxでabout:configを開いたことがある人には見覚えのあるような画面が表示されるので
フィルタ：にmail.server.serverとタイプ。
するとmail.server.server？.nameというような値が表示される。
この？の数字を覚えておこう、多分２か３だろう。
about:config画面の適当なところで右クリックし、
新規作成 > 文字列
mail.server.server？.trash_folder_name
？を先ほどの番号に置き換え入力。
すると、新しい値を聞かれるので
[Gmail]/Trash
と入力する。
Gmailに戻って更新すると、[Imap]/Trashというラベルがあるので、これもまた削除。
Thunderbirdを再起動して、設定完了。
それでは、楽しいIMAP生活をThunderbirdで。
Gmail を Hack せよ Vol.7
レビューと実施
ここまで、『Gmail で GTD』を読み進めてくれた読者には説明は不要だろうが、レビューと実施について説明しよう。
言うまでもなく、GTDでは、コレクション、プロセス、オーガナイズは準備段階であり、本質はその実施にある。
スター機能を“次”のアクションを示すので、スター画面上にあるアクションを順番に、またランダムに実施していくだけでGTDの基本であるインボックスを“空にする”ことが出来るだろう。
その際、コンテキストラベルを適正につけることが出来ていれば、状況に応じた適切なアクションを実施できる。例えば、“!仕事”というコンテキストを家で行うことは出来ないと考えられるし、逆に、“!家”というコンテキストを仕事中に行うことは得策ではないのは容易に想像できる。
コンテキストラベルの使い方に不安があっても大丈夫だ、後で解説するレビューを行うことで、きっちりと反省を反映できるようにGTDは設計されているからだ。
ある特定のプロジェクトの“次”のアクションを見つけ出すのも、Gmailの検索機能を使えば、簡単にできてしまう。Gmailの検索がいかに強力なものであるかは、以前"Gmail を Hack せよ Vol.3"で紹介したので一読してほしい。
例えば、「状態:スターあり ラベル:*WordPressのテーマの改修」とすれば「*WordPressのテーマの改修」プロジェクトの次のアクションが瞬時で表示される。
このようにして、Gmailの検索演算子を上手く活用することで、簡単に、素早く必要なアクションを見つけ出せる。FireFoxユーザは拡張機能Greasemonkeyのユーザスクリプト「Persistant Searches」を使えば、繰り返し使用する検索ワードを記憶させることができる。これは非常に便利なユーザスクリプトだが、日本語に対応しているかはわからない。
レビュー
GTDのステップとして、レビューがある。一定期間、例えば一週間に一度、必ずGTDのレビューを行うことが大切であると説いている。どんなアクションを行ったか、どのようにコンテキストを生成したか、どのようなプロジェクトがあり、どのようにアクションが行われたか、というようなことをレビューする。
ここで、GTDの運用で拾いきれなかったストレスとなりえる事柄はなかったか、またコンテキスト生成は適切だったかを振り返り、未来のGTDへと繋げていけば、時間を追う事により優れたシステムとできれば、GTDがより有効で強力になるだろう。
7回に渡って紹介する予定の『Gmail で GTD』だが、ここまででGTDの紹介が終わった。残りは、画像を使った一連の流れの解説と、情報元『space-age wasteland』と同じく、PDFにまとめた『Gmail で GTD白書』を公開する予定でいる。
最後に、GmailでGTDを行う際の注意点を書こう。
Gmailに限らずだが、新着メールチェック機能というのがある、そうあのポップアップ表示で新着メールを通知してくれる便利な機能である。じつはこの便利な機能は、GTDにおいてじゃまな機能である。なので、私は、60分に1度メールチェックを行うように設定している。Gmailでは簡単にチェック時間を変更できるし、他のメーラーでも同様だろう。
GTDはすべての事柄を“空にする”ことが目的ではあるが、その目的を達するために、その目的を適切に達するために、きちんとしたシステムに乗っ取って行うことが大切だ。
Gmail を Hack せよ Vol.6
プロセス と オーガナイズ (処理と整理)
GmailにEメールとして送信されたすべてのアイデアは“コレクト”されただろうか？
Gmailのインボックス内に格納されたアイデアたちを次は“プロセス（処理）”の段階へと進めよう。
Gmailのラベル、とスターは“プロセス”するにあたって鍵となる機能だ。
ステータス用に、‘遅延’、‘待機’、‘いつか’という3つのラベルを用意した。そして、開始した各プロジェクト用に2つのラベル、‘次’と‘参照’を、そしてそれぞれのコンテキスト用ラベルが必要になる。（コンテキストは脈略といった様な意味で、ここでは筋道を立てるために必要な要素を指す。往々にして、筋道が立たない状態に陥ったときのストレスを無くすための技術がGTDである）
私はステータス用ラベルはそのままのラベル名をつけ、コンテキスト用にはラベル名の前にエクスクラメーション・マーク(!)をつけ、ラベル表示の一番上に表示されるようにしている。プロジェクト用にはアスタリスク(*)をつけ、ステータス用ラベルと区別している。
Gmailで行うGTDでは、一般的な手法のGTDよりプロジェクトの発生回数が少ない。Gmailの持つスレッド機能なら、コンテキスト用のラベルをつけるだけで、プロジェクト管理が簡単にできるからだ。
もちろん、プロジェクトをステータスと区別するのでなく、コンテキストと区別するために、“*ラベル”というような管理の仕方をしてもいいだろう。
Gmailのスター機能を私は次の“アクション”を示すために使用している。
すでに述べたように、プロジェクトの多くがコンテキストと連携しており、Emailのタイトル（サブジェクト、件名）が“プロジェクトフォルダー”となり、プロジェクトに関連する“アクション”はスレッドに格納される“Eメール”となる。そのため、スターがつけられたEメールは簡単に次のアクションがなにか知らせてくれる。
オーガナイズ
“すべてを空に”がGTDにおけるもっとも大事なアイデアだろう。Gmailのインボックスを離れるとき、インボックスは“空”でなければならない。これはそれほど難しいことではない。全てのコンテキストにはラベル、プロジェクト、ステータスのラベルが適切につけられ、“ごみ”処理され、スターがつけられているからだ。全てのアイテムにこのシステムを取り込んでしまえれば、終了したアクションはアーカイブされ、インボックスはほとんどオーガナイズされていることになっているだろう。
GTDにおける“ごみ”とは“行動することができないもの”で、資料として利用価値があるものは、アクションと関連づけて格納しておく（参照ラベルを使用）が、この“ごみ”処理のオーガナイズ方法についても触れておこう。
例として、一連の流れを簡単に説明しよう。
WordPressのテーマの改修
というアイテムがあるとしよう、“改修”のままでは、残念ながら、何をどうしていいかはわからない。わからない上に、いくつかのアクションがありそうだ、つまり、これはプロジェクトとなる。では、なにをすれば（アクション）“WordPressのテーマの改修”が終えたことになるかをリストアップしていく。
改行以外で使用されている<br />タグを消去する。
消去した<br />の代わりに<ul>タグを使う。
<ul>と<li>に適切なCSSを加える
上記にあげたのが“アクション”である。*WordPressテーマ改修とラベルを付けたEメールと、そのスレッド内に格納されたアクションにWordPressテーマ改修:アクションとラベルをし、全てのアクションにスターを付け、アクションをアーカイブする。本来であれば、全てのコンテキストに対し、この動作を行う
。Gmailでもっとも閲覧するページはスターのついたページを閲覧するページである。このページにはやらなければならないすべてのアクションが格納されているはずだからだ。
では、アクションが終わったとしよう。すると、WordPressテーマ改修:アクションのラベルはアクションが終わり次第次から次へとはずされ、必要であれば、WordPressテーマ改修:参照とラベルを変更したり、削除されたり、コンテキストラベルを付けたりする。
ここまでで、オーガナイズは完了したことになる。Gmailでは参照ラベルがついたEメールを見つけ出すのに苦労しないし、強力なサーチ機能を活用すれば、より簡単に参照できるからだ。
非常に長くなったが、これでプロセスとオーガナイズの解説の終わりである。
次回の“GmailでGTD”は、レビューと行動について解説する。
