Moleskine @ GTD Vol.1
モールスキンでGTD
今までいくつかGTDについて、取り上げてきた。
その中でも、『space-age wasteland』を翻訳して紹介したGmailを使ってのGTDがウェブ上ではベストプラクティスだろう。
しかし、本当に仕事をする上で、GmailがGTDを行うのにベストアプリケーションではない。その理由は、本論から外れるので言及はしない。
紙が、MolesikineがGTDにおいてなせることはGmailでなせることと同等か、それ以上であることは断言しよう。
たった3つのアイテム
以前、MoleskineをつかったGTDシステムの構築については、『PigPogPDA』の記事を紹介した。
今回はその記事を翻訳し、紹介しよう。
ちなみに、今回翻訳するにあたって『jerry brito』と『shahine.com/omar/』で紹介されていたMoleskineを使ったGTDも参考にした。
3つの必要なアイテムとは、
ごくごく当たり前に手に入るものだけで、GTDは始められる。
Moleskineは『PigPogPDA』にならい、縦型のリポーターを選択した。オリジナルでは、罫線なしだったが、私はボックス罫が好きなので、思わずそちらを買ってしまったがなんら問題はない。
ペンは、Moleskineとともに常に持ち歩くために、
XPA - TOMBOW Design Collections
を購入した。
では、最後の付箋紙。
これに秘密が隠されている。
黄色、ピンク、青と3色の付箋紙を準備するようにと紹介されている。が、このうち、黄色はここで紹介する方法では必要ない(Altanative Wayとして、PigPogPDAで紹介されていた方法を採用した)
付箋紙は、どんな形状でもかまわないし、色も2色がすぐに知覚できる色であれば、問題ないが、形状についてはインデックス用のものをオススメする。また便宜上、ピンクと青でここからは解説する。
まず、GTDシステムのコレクションに入る前に、準備をしよう。
Moleskineの愛好者には、新しいMoleskineを開ける時、ページすべてにページ番号をふる人が多いそうだ。その行為自体が非常に気に入り、儀式的に行ってきたが、今回はシステム的に見ても必要条件となる。
そして、私のようにボックス罫を愛用している場合は、あまり関係はないが、まずページに2本の罫を追加する。この追加罫に関しては発生ベースでも問題ないだろう。すぐに使える状態にしておきたい場合は、前もって罫を引いておこう。
1本目はノート下から、2、3センチのところに横に1本。右側に2、3センチにその罫から上に2本目を引く。
下のマージンは付箋を付ける場所で、ページ数を書き込み、ページタイトルも書き込む。
メインエリアはアイデアを書き込むスペースであり、マインドマップを生成したり、ブレーンストーミングをする場所でもある。
右のマージンには、メインエリアで書き込んだ事項についての追加メモ、アクションリスト、フォローアップなどを書き込む。
コレクションと、プロセスのキーとなる付箋の使い方については、次回に紹介することにしよう。
関連リンク:
プロジェクト：クリーンアップデスクトップ Etc.
Janitor.vbs
「自動掃除スクリプト」、
『Lifehacker』にて紹介されたこのスクリプトはVisual Basicで書かれている簡単なスクリプトだが、多少ファイルに改変する箇所があるので、簡単に訳しておこう。
上記のリンクからファイル(Janitor.vbs)を、早速「download」に保存し、メモ帳などテキストエディタで開き、28行目あたりにある
PathToClean = “C:\gina\junkdrawer”
という部分を自分用に書き換える。このフォルダに入っているファイル達を自動で削除してくれる。ちなみに私の場合は、
PathToClean = “C:\sm\junkdrawer”
となる。「gina」という部分を「sm」に変更しただけだ。(きちんとマイドキュメントの場所をわかりやすい場所に移動し、7つのフォルダをそこの生成していたら、同じように最小限の変更で済むだろう)
そして、38行目あたりにある
numberOfDays = 7
はファイルの最終更新日から何日間でファイルを削除するかを変更できる。7とあれば、7日間でファイルが削除される。
「自動掃除スクリプト」はPathToCleanの値をC:\windowsなどとするととんでもないことになるので、マニュアル通りにファイルの変更を行う必要がある。
さて、このスクリプトをダブルクリックすると、スクリプトは動作する。毎度、クリックしていたのでは自動とは言えないので、コントロールパネル→タスクへ。
「スケジュールされたタスクの追加」で、ウィザードに従って、スケジュールタスクとして、毎日、決まった時間にスクリプトが起動するよう設定しよう。
追加されたタスクを右クリックしプロパティへ。では、確認しよう。
スケジュールのタブをクリックし、
というようにしておこう。もちろん、起動する時間は好きな時間でかまわない。
ただし、PCの電源を頻繁に落としている場合は、自分が普段PCを起動させている時間帯を選んだほうがいいだろう。
ちなみに、OKとすると、PCのログインアカウント名と、パスワードを尋ねられると思うが、パスワードを設定していない場合は、きちんとコントロールパネルのユーザーアカウントで設定をしておかないとエラーメッセージが表示され、タスクが正常に動作しないので、気をつけよう。
何度も書くが、自動削除スクリプトは非常に強力なスクリプトなので、PathToCleanの値にはくれぐれも細心の注意を払って欲しい。
関連リンク:
プロジェクト：クリーンアップデスクトップ Vol.4
デスクトップにあったファイルや、フォルダ、ショートカット達は、"Ubuntuの使用法"で紹介したとおりにマイドキュメントに格納し終えただろうか？
難しいと思っていた作業は意外にもあっという間に終わってしまったのではないだろうか？
私も、このプロジェクトを紹介し始めてから、自宅のPCはもちろん、会社のPCのデスクトップから、アイコン達は消え去った。非常に効率的に作業できるようになったし、PCの起動も体感で早くなった。
ゴミ箱を隠す法
ここまでの紹介で、ゴミ箱以外のアイコンはすっかりキレイになったことだろう。
ゴミ箱くらいは、と思うだろうがやるからには徹底的にやるのがこのプロジェクトのコツだ。このプロジェクトの本家、『AJs Blog』では、デスクトップを“隠す”オプションを使用し、ゴミ箱を非表示にしているが、私は、Windows用設定変更ソフト「窓の手」を使用し、ゴミ箱を非表示にした。「窓の手」はかなり便利なソフトなので、まだインストールしていないなら、これを機に使い始めてみよう。
ゴミ箱を非表示にしたら、ゴミ箱はどうやって空にするか？ （ちなみにゴミ箱へ捨てる場合は“Delete”キー）
"Life is a Gamble News Vol.1"にて紹介した「bluewind」の配布サイトでは、単機能ツールという単純で有効なツールをいくつも配布しているので、その中の「ゴミ箱を空にする」ツールを「bluewind」に登録し、簡単にゴミ箱を空に出来るようにしてある。
ワークステーションの構築
ここまでで、デスクトップは完全にアイコンから解き放たれたはずだ。では、あと一つ、ワークステーションの構築例として、私のワークステーションを紹介しよう。
クイックアクセスが魅力のデスクトップからアイコンを排除したので、その魅力を補うためのワークステーションを構築した。
拡大しても見えづらいと思うが、画面の一番上にマイドキュメントを表示させている。Windowsにはツールバーを登録という機能がある。試しに「スタート」とあるバー（タスクバー）を右クリックしてみると、ツールバー(Ｔ)という項目があるがわかるだろう。それを選択し、新規ツールバー(N)をクリック、するとフォルダを選択するダイアログが表示されるので、そこで、マイドキュメントを選択する。
すると、タスクバーに、マイドキュメントがツールバーとして表示される。コイツをドラッグしてみよう。実はコイツは移動可能で、独立可能だ。そのまま、画面の一番上でドロップする。配置されたマイドキュメントツールバーを右クリックし、タイトルの表示をオフに、自動的に隠すをオンにすると、マウスを近づけるとツールバーが表示され、離すと非表示になる。
かつてデスクトップにちりばめられていたアイコン達は、論理的に分配され、キレイに各フォルダに格納されているので、ここから、これまで通りデスクトップにアクセスするのと同じように簡単に、ファイルや、ショートカット達へのアクセスが可能になる。
ちなみに、私はそのツールバー分の隙間をブラウザのサイズを調節し開けているが、ツールバーの右クリック、常に全面に表示を選択してやれば、ブラウザの大きさを調節しなくても問題なくツールバーは表示されてくれる。
以上で「プロジェクト：クリーンアップデスクトップ」の紹介は終了だ。末尾となってしまったが、本家の『AJ’s Blog』、マイドキュメントの整理法を公開している『Lifehacker』、「bluewind」および、「窓の手」の作者に感謝したい。
では、これにて、
アイコンよ、さらば。
関連リンク:
プロジェクト：クリーンアップデスクトップ Vol.3
人間がマトモに扱える数は7までだ、と何かの本で読んだ。7までの数字なら、短期記憶でも覚えられる。余談だが、8という数字が八百屋、江戸八百八町など昔から使われているのは、8という数字がたくさんという意味でも用いられているからだそうだ。
では、無限のファイル地獄を生み出さずともいいように、7つのフォルダとその使用法について紹介しよう。
7つのフォルダ
「docs」、「docs-archive」、「multimedia」、「bak」、「scripts」、「junkdrawer」、「download」という新しいフォルダをマイドキュメントにつくる。
『Lifehacker』で紹介されていたのは「download」を除いた6つのフォルダで、『AJ’s Blog』から「download」フォルダを作る概念をちょうだいしている。『AJ’s Blog』では、「docs」の代わりに「working」というフォルダ名が使われている。もちろん個人の好みで変更してもいいが、フォルダ名は出来る限り日本語を避けた方がいいだろう。
「docs」は、すべての未終了の仕事をしまっておくフォルダとなる。書きかけのブログ記事、Wordだろうと、Excelだろうと、txtだろうとなんでもこのフォルダにしまってしまおう。このフォルダの中にはプロジェクトなどのための新たなフォルダを生成してもかまわない。かなり頻繁にフォルダ内は書き換えられるはずなので、わかりやすいフォルダを作ってやれば、プロジェクト管理は簡単になるだろう。
「doc-archive」は「docs」フォルダ内で終了した仕事をしまっておく。このフォルダは検索、参照用のフォルダとなる。
「multimedia」は画像、音楽、動画、マルチメディアにふさわしいファイル達はここにしまい込む。私はマイピクチャを「img」と名付けこのフォルダに格納した。
「bak」はバックアップをしまい込んでおく。FireFoxやThunderbirdのバックアップファイルを「MozBackup」などのソフトをつかって作り、このフォルダへ。
「juckdrawer」は文字通り、ゴミファイル達を入れておく。ここもまた一時保管庫。tmpやtempと名付けて、ダウンロードしたファイルや、Thunderbirdの添付ファイル等をここに入れてもいい。下記する「自動掃除スクリプト」を使用している場合、このフォルダのファイルは最終更新日から7日後に自動で消えてしまう。そのため、私は「download」というフォルダを別に作り、ダウンロードしたソフトウェアなどを一時保管している。使おうと思ってダウンロードして、解凍もしないまま、1週間ほど放置するのはざらにあるからだ。
「scripts」には、スクリプトをしまう。私は『Lifehacker』で紹介されていた、「自動掃除スクリプト」を入れているのみ。ショートカット等をしまうようにと『Lifehacker』では書かれていたが、私は「bluewind」の愛用者なので、ショートカットから疎遠なので、無用と判断した。
(自動掃除スクリプトに関しては別途解説)
「download」はダウンロードしたソフトなどの一時保管庫となる。FireFoxユーザなら簡単にデフォルトダウンロードフォルダをオプションから変更できるので、変更して欲しい、IEに関しては、久しく使っていないので割愛させて貰う。
関連リンク:
プロジェクト：クリーンアップデスクトップ Vol.2
“"フリーソフトは世界を救う Vol.9"”にて、アイコンだらけのデスクトップが生産性を低下させる7つの理由について言及した。早速、『AJ’s Blog』と『Lifehacker』で紹介されていたPCファイル整理術をミックスした、私のファイル整理術の方法を紹介しよう。
マイドキュメントの整理
それでは、『Lifehacker』の記事を参考にしながら、マイドキュメントフォルダの整理を始めよう。
まずは、マイドキュメントは意外にフォルダの奥底に配置されているので、これをわかりやすい場所へ移動してやろう。
マイドキュメントのフォルダを右クリックし、「プロパティ」へ。すると、
という画面が現れるだろう。
マイドキュメントの場所を再定義するための画面である。まあ、自分の好きなところに好きな名前のフォルダを作って、その場所を指定して、「移動」をクリックで完了。
マイドキュメントフォルダにすでに数多のフォルダが存在しちゃってる人は、インストールしたソフトウェアが勝手に作り出したフォルダなので、日常使っていないものに関しては、削除。不安な人は、あとで詳しく解説するが、「bak」というフォルダを作って、全部そのフォルダに移動してしまおう。
ちなみに、私は、マイピクチャを残して（imgと名を変え）全部削除した。今のところ、全く問題はない。私は普通のPCユーザよりは多くのソフトをインストールしている自信があるので、一般的なユーザであれば、問題ないだろう。
解説が長くなるので、ポストを新たに変えて、
「docs」、「docs-archive」、「multimedia」、「bak」、「scripts」、「junkdrawer」、「download」という新しくマイドキュメントにつくるフォルダの説明をしよう。
デスクトップをキレイにするのにマイドキュメントは関係ない、と思い始めていることだろうが、結論までしっかり読み進めてくれれば、その問いへの答えが待っているので、少々お待ちを。
関連リンク:
