プロジェクト：クリーンアップデスクトップ Vol.1
アイコンに占領されたデスクトップがもたらす“不便”さから始めよう。
『AJ’s Blog』の“Desktop Zen - Reducing Visual Clutter on your Desktop”から7つ、紹介しよう。
7つの不便利とは？
- 探しているものが見つからない
- ファイル、フォルダ、ショートカット達は論理的なカテゴリ分けされず分布している
- どこに新しいファイルを配置していいかに悩む
- デスクトップが満タンになったとき、ダウンロードファイルや、仮置きのファイル達を掃除する時間を浪費する
- マイドキュメントのみをバックアップしていると、デスクトップはバックアップされることはない
- 新しいPCに乗り換えたとき、2つ以上のPCを同期させている時、デスクトップは忘れられがちである
- 見た目がうっとうしいし、うつくしくない
という7つの不便がある。もっともそんな不便にはとっくに気がついているだろう。わかっちゃいるけどやめられない。その上、効果的にキレイにする方法がわからない。かくいう私も、さっきまでは“美しくない”デスクトップの持ち主だった。約30分ほどかけてキレイにした今のデスクトップをごらんに入れよう。
(画像をクリックして大きな画像を表示)
もちろん、ただ単にデスクトップにあったアイコンたちを削除したわけではない。先に紹介した『AJ’s Blog』にてポストされていた記事に、『Lifehacker』の“Organizing My Desktop”をミックスし、以前に『Life is a Gamble』にて紹介させて貰ったランチャーソフト『bluewind』
を使い、かなり簡単に、効果的にデスクトップをキレイにする方法を用いた。
その方法は、また次回に。
関連リンク:
Gmail を Hack せよ Vol.7
レビューと実施
ここまで、『Gmail で GTD』を読み進めてくれた読者には説明は不要だろうが、レビューと実施について説明しよう。
言うまでもなく、GTDでは、コレクション、プロセス、オーガナイズは準備段階であり、本質はその実施にある。
スター機能を“次”のアクションを示すので、スター画面上にあるアクションを順番に、またランダムに実施していくだけでGTDの基本であるインボックスを“空にする”ことが出来るだろう。
その際、コンテキストラベルを適正につけることが出来ていれば、状況に応じた適切なアクションを実施できる。例えば、“!仕事”というコンテキストを家で行うことは出来ないと考えられるし、逆に、“!家”というコンテキストを仕事中に行うことは得策ではないのは容易に想像できる。
コンテキストラベルの使い方に不安があっても大丈夫だ、後で解説するレビューを行うことで、きっちりと反省を反映できるようにGTDは設計されているからだ。
ある特定のプロジェクトの“次”のアクションを見つけ出すのも、Gmailの検索機能を使えば、簡単にできてしまう。Gmailの検索がいかに強力なものであるかは、以前"Google Desktop Ver.3"で紹介したので一読してほしい。
例えば、「状態:スターあり ラベル:*WordPressのテーマの改修」とすれば「*WordPressのテーマの改修」プロジェクトの次のアクションが瞬時で表示される。
このようにして、Gmailの検索演算子を上手く活用することで、簡単に、素早く必要なアクションを見つけ出せる。FireFoxユーザは拡張機能Greasemonkeyのユーザスクリプト「Persistant Searches」を使えば、繰り返し使用する検索ワードを記憶させることができる。これは非常に便利なユーザスクリプトだが、日本語に対応しているかはわからない。
レビュー
GTDのステップとして、レビューがある。一定期間、例えば一週間に一度、必ずGTDのレビューを行うことが大切であると説いている。どんなアクションを行ったか、どのようにコンテキストを生成したか、どのようなプロジェクトがあり、どのようにアクションが行われたか、というようなことをレビューする。
ここで、GTDの運用で拾いきれなかったストレスとなりえる事柄はなかったか、またコンテキスト生成は適切だったかを振り返り、未来のGTDへと繋げていけば、時間を追う事により優れたシステムとできれば、GTDがより有効で強力になるだろう。
7回に渡って紹介する予定の『Gmail で GTD』だが、ここまででGTDの紹介が終わった。残りは、画像を使った一連の流れの解説と、情報元『space-age wasteland』と同じく、PDFにまとめた『Gmail で GTD白書』を公開する予定でいる。
最後に、GmailでGTDを行う際の注意点を書こう。
Gmailに限らずだが、新着メールチェック機能というのがある、そうあのポップアップ表示で新着メールを通知してくれる便利な機能である。じつはこの便利な機能は、GTDにおいてじゃまな機能である。なので、私は、60分に1度メールチェックを行うように設定している。Gmailでは簡単にチェック時間を変更できるし、他のメーラーでも同様だろう。
GTDはすべての事柄を“空にする”ことが目的ではあるが、その目的を達するために、その目的を適切に達するために、きちんとしたシステムに乗っ取って行うことが大切だ。
関連リンク:
Gmail を Hack せよ Vol.6
プロセス と オーガナイズ (処理と整理)
GmailにEメールとして送信されたすべてのアイデアは“コレクト”されただろうか？
Gmailのインボックス内に格納されたアイデアたちを次は“プロセス（処理）”の段階へと進めよう。
Gmailのラベル、とスターは“プロセス”するにあたって鍵となる機能だ。
ステータス用に、‘遅延’、‘待機’、‘いつか’という3つのラベルを用意した。そして、開始した各プロジェクト用に2つのラベル、‘次’と‘参照’を、そしてそれぞれのコンテキスト用ラベルが必要になる。（コンテキストは脈略といった様な意味で、ここでは筋道を立てるために必要な要素を指す。往々にして、筋道が立たない状態に陥ったときのストレスを無くすための技術がGTDである）
私はステータス用ラベルはそのままのラベル名をつけ、コンテキスト用にはラベル名の前にエクスクラメーション・マーク(!)をつけ、ラベル表示の一番上に表示されるようにしている。プロジェクト用にはアスタリスク(*)をつけ、ステータス用ラベルと区別している。
Gmailで行うGTDでは、一般的な手法のGTDよりプロジェクトの発生回数が少ない。Gmailの持つスレッド機能なら、コンテキスト用のラベルをつけるだけで、プロジェクト管理が簡単にできるからだ。
もちろん、プロジェクトをステータスと区別するのでなく、コンテキストと区別するために、“*ラベル”というような管理の仕方をしてもいいだろう。
Gmailのスター機能を私は次の“アクション”を示すために使用している。
すでに述べたように、プロジェクトの多くがコンテキストと連携しており、Emailのタイトル（サブジェクト、件名）が“プロジェクトフォルダー”となり、プロジェクトに関連する“アクション”はスレッドに格納される“Eメール”となる。そのため、スターがつけられたEメールは簡単に次のアクションがなにか知らせてくれる。
オーガナイズ
“すべてを空に”がGTDにおけるもっとも大事なアイデアだろう。Gmailのインボックスを離れるとき、インボックスは“空”でなければならない。これはそれほど難しいことではない。全てのコンテキストにはラベル、プロジェクト、ステータスのラベルが適切につけられ、“ごみ”処理され、スターがつけられているからだ。全てのアイテムにこのシステムを取り込んでしまえれば、終了したアクションはアーカイブされ、インボックスはほとんどオーガナイズされていることになっているだろう。
GTDにおける“ごみ”とは“行動することができないもの”で、資料として利用価値があるものは、アクションと関連づけて格納しておく（参照ラベルを使用）が、この“ごみ”処理のオーガナイズ方法についても触れておこう。
例として、一連の流れを簡単に説明しよう。
WordPressのテーマの改修
というアイテムがあるとしよう、“改修”のままでは、残念ながら、何をどうしていいかはわからない。わからない上に、いくつかのアクションがありそうだ、つまり、これはプロジェクトとなる。では、なにをすれば（アクション）“WordPressのテーマの改修”が終えたことになるかをリストアップしていく。
改行以外で使用されている<br />タグを消去する。
消去した<br />の代わりに<ul>タグを使う。
<ul>と<li>に適切なCSSを加える
上記にあげたのが“アクション”である。*WordPressテーマ改修とラベルを付けたEメールと、そのスレッド内に格納されたアクションにWordPressテーマ改修:アクションとラベルをし、全てのアクションにスターを付け、アクションをアーカイブする。本来であれば、全てのコンテキストに対し、この動作を行う
。Gmailでもっとも閲覧するページはスターのついたページを閲覧するページである。このページにはやらなければならないすべてのアクションが格納されているはずだからだ。
では、アクションが終わったとしよう。すると、WordPressテーマ改修:アクションのラベルはアクションが終わり次第次から次へとはずされ、必要であれば、WordPressテーマ改修:参照とラベルを変更したり、削除されたり、コンテキストラベルを付けたりする。
ここまでで、オーガナイズは完了したことになる。Gmailでは参照ラベルがついたEメールを見つけ出すのに苦労しないし、強力なサーチ機能を活用すれば、より簡単に参照できるからだ。
非常に長くなったが、これでプロセスとオーガナイズの解説の終わりである。
次回の“GmailでGTD”は、レビューと行動について解説する。
関連リンク:
Gmail を Hack せよ Vol.5
コレクション（収集する）
デビット・アランが提唱するGetting Things Done(GTD)では“コレクション（収集する）”が初めの一歩である。
まずは頭の中によぎるすべての事柄を一度頭から取り出す作業のために“インボックス（受け皿）”を可能な限り少なく、必要な分だけ用意しよう。
2つのインボックスを私は用意している。
1つはGmail
2つめはロディアだ。ロディアはエレクトリックが意味をなさない状況で、例えばＰＣの近くにいないとき、Gmailを開く余裕すらない場合で、アイデアを収集するのに使用している。このロディアで収集されたアイデア達は、Gmailのインボックスに後でまとめて格納する。
Gmailが使用できる状況の時は、アイデア達は“me”宛にメールとして送信する。（“me”とは自分宛にメールを送信しているという意味、GmailのEメール オートコンプリート機能を使う。日本語版では“自分”となっているかも知れない。その際は、コンタクトリストで自分のGmailアドレスに“me” と登録しよう。自分と書き入れるより、meと書く方が効率的であるからだ）
このステップの目的はデビット・アランの第一歩目“コレクション”の目的と同じものである。
自分の頭の中であふれ出てくる心配事や仕事のリスト、アイデア達を取り出し、どこか信頼できる場所に保管することがこのステップの目的だ。
次回の「GmailでGTD」はGmailから“プロセス（処理）”を解説する。
This information based on 『space-age wasteland』
関連リンク:
Gmail を Hack せよ Vol.4
“GTD”とは何だろうか？
“Getting Thigs Done”という言葉を聞いたことがあるだろうか？
プロダクティビティ・トレイナー、デビット・アランが提唱した生産性向上のための手法である“Getting Things Done(GTD)”は一部のネット社会でかなりの注目を浴びた手法である。
ライフ・ハックというと日本では伊東家の食卓的な生活の知恵だけとして扱われてしまうが、本来は生活していく中で、こうすればより生産性が向上する、というもっと広義の概念である。このライフ・ハックという概念にちょうどはまりこんだのが、“GTD”である。
これから、『Life is a Gamble』では、7回に渡り、この“GTD”をGmailをつかって行う方法について紹介する。Gmailを“GTD”で行う方法については、『space-age wasteland』にてポストされた記事の翻訳であることを明記すると共に、『space-age wasteland』の著者に感謝する。
したがって、多少でも英語が読めるという場合は、『space-age wasteland』提供のPDF“GTD with Gmail Whitepaper”を読む方が手っ取り早いだろう。
まずは読み解くところからはじめよう
それでは、第1回目として早速だが、デビッド・アラン著の“Getting Things Done”の邦訳仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法を一読することをお勧めする。実は私は邦訳でなく、原書で読んだので未確認ながら、Amazon.co.jpに寄せられたコメントを読む限りでは、かなり翻訳にムリがあるらしい。
本を買うお金に困っている場合や、そんな怪しい訳の本を読む気にはなれないなら、『Edmeister’s Homepage』にて紹介されている、“Getting Things Done(a.k.a GTD)”の紹介はかなり省略されてはいるものの、秀逸であるため、こちらを読むことをお勧めする。
次回までに、用意しておくべきモノは、Gmail、である。
必要であれば、私から招待メールを送るので、Eメールアドレスを添えて、一報を。
仕事でも、趣味でも、私生活でも、より賢い時間の使い方に興味のある人は必見のテクニックである“GTD”。決して難しい“論理”などではないので、私も楽しく、紹介できるよう、翻訳をするようにしようと思っているので、楽しみにしていて欲しい。
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