Life is a Gamble

Thunderbird バージョン 2.0.0.6(Ubuntu 7.10)にて

オフィシャルGmail Blogにてすべてのユーザに対してIMAP機能の追加が完了したと本日発表された。

これを受けて、LifehackerのGeek To Liveシリーズ「Turn Thunderbird into the Ultimate Gmail IMAP Client」を参考にGmailのIMAP機能の使いこなしを紹介しよう。

ThunderbirdでIMAPアカウントの作成

オフィシャルGoogle Help Centerより
ThunderbirdでGmailの設定はしたことがあるだろうか？
IMAPになったからとは言え、設定の仕方は難しくはない。
編集 > アカウント設定　> アカウントを追加
からPOP３ではなく、IMAPを選択。

メール受信サーバーはimap.gmail.com
送信サーバーもimap.gmail.com（すでにPOP３で設定済みの場合は表示されない）

次画面のユーザ名はユーザ名@gmail.com
ここまででウィザードは終了。もう一度
編集 > アカウント設定で
サーバー設定
ポートは993。
セキュリティの設定はSSLを使用するにチェック。

SMTPの設定は、こちらのサイトにまかせることに。

それでは、さらに便利に使いこなす方法

設定が一通り終わったら、受信テストをして問題がないか確認してほしい。
そして、問題なければThunderbirdを再起動。

Gmailで作ったラベルがフォルダとしてThunderbirdにて認識されただろうか？
されていれば準備OK。
再び、編集 > アカウント設定
コピーと特別なフォルダへ。
コピーにて、メッセージを自動的にその他のフォルダを指定して保存で、(Gmailアカウント)のSent Mailを選択
下書きとテンプレートにて、下書きの保存先をその他のフォルダを指定して保存で、(Gmailアカウント)の下書きを選択
＊なお、それぞれのフォルダは[Gmail]というフォルダの配下にある

これで、Thunderbirdから送信したメッセージもGmailで保存でき、下書きもGmailに保存される。
設定後Gmailに[Thunderbird:Sent Mail]というようなラベルが作られることがあるらしいが、このラベルは消去しても自動生成されない。

次にゴミ箱もGmailに設定してみる。
編集 > 設定から詳細へ
高度な設定の隣に設定エディタボタンがあるので、クリック。
FireFoxでabout:configを開いたことがある人には見覚えのあるような画面が表示されるので
フィルタ：にmail.server.serverとタイプ。

するとmail.server.server？.nameというような値が表示される。
この？の数字を覚えておこう、多分２か３だろう。
about:config画面の適当なところで右クリックし、
新規作成 > 文字列
mail.server.server？.trash_folder_name
？を先ほどの番号に置き換え入力。
すると、新しい値を聞かれるので
[Gmail]/Trash
と入力する。
Gmailに戻って更新すると、[Imap]/Trashというラベルがあるので、これもまた削除。
Thunderbirdを再起動して、設定完了。

それでは、楽しいIMAP生活をThunderbirdで。

レビューと実施

ここまで、『Gmail で GTD』を読み進めてくれた読者には説明は不要だろうが、レビューと実施について説明しよう。

言うまでもなく、GTDでは、コレクション、プロセス、オーガナイズは準備段階であり、本質はその実施にある。

スター機能を“次”のアクションを示すので、スター画面上にあるアクションを順番に、またランダムに実施していくだけでGTDの基本であるインボックスを“空にする”ことが出来るだろう。

その際、コンテキストラベルを適正につけることが出来ていれば、状況に応じた適切なアクションを実施できる。例えば、“!仕事”というコンテキストを家で行うことは出来ないと考えられるし、逆に、“!家”というコンテキストを仕事中に行うことは得策ではないのは容易に想像できる。

コンテキストラベルの使い方に不安があっても大丈夫だ、後で解説するレビューを行うことで、きっちりと反省を反映できるようにGTDは設計されているからだ。

ある特定のプロジェクトの“次”のアクションを見つけ出すのも、Gmailの検索機能を使えば、簡単にできてしまう。Gmailの検索がいかに強力なものであるかは、以前"Gmail を Hack せよ　Vol.3"で紹介したので一読してほしい。

例えば、「状態:スターあり ラベル:*WordPressのテーマの改修」とすれば「*WordPressのテーマの改修」プロジェクトの次のアクションが瞬時で表示される。

このようにして、Gmailの検索演算子を上手く活用することで、簡単に、素早く必要なアクションを見つけ出せる。FireFoxユーザは拡張機能Greasemonkeyのユーザスクリプト「Persistant Searches」を使えば、繰り返し使用する検索ワードを記憶させることができる。これは非常に便利なユーザスクリプトだが、日本語に対応しているかはわからない。

レビュー

GTDのステップとして、レビューがある。一定期間、例えば一週間に一度、必ずGTDのレビューを行うことが大切であると説いている。どんなアクションを行ったか、どのようにコンテキストを生成したか、どのようなプロジェクトがあり、どのようにアクションが行われたか、というようなことをレビューする。

ここで、GTDの運用で拾いきれなかったストレスとなりえる事柄はなかったか、またコンテキスト生成は適切だったかを振り返り、未来のGTDへと繋げていけば、時間を追う事により優れたシステムとできれば、GTDがより有効で強力になるだろう。

7回に渡って紹介する予定の『Gmail で GTD』だが、ここまででGTDの紹介が終わった。残りは、画像を使った一連の流れの解説と、情報元『space-age wasteland』と同じく、PDFにまとめた『Gmail で GTD白書』を公開する予定でいる。

最後に、GmailでGTDを行う際の注意点を書こう。
Gmailに限らずだが、新着メールチェック機能というのがある、そうあのポップアップ表示で新着メールを通知してくれる便利な機能である。じつはこの便利な機能は、GTDにおいてじゃまな機能である。なので、私は、60分に1度メールチェックを行うように設定している。Gmailでは簡単にチェック時間を変更できるし、他のメーラーでも同様だろう。

GTDはすべての事柄を“空にする”ことが目的ではあるが、その目的を達するために、その目的を適切に達するために、きちんとしたシステムに乗っ取って行うことが大切だ。

コレクション（収集する）

デビット・アランが提唱するGetting Things Done(GTD)では“コレクション（収集する）”が初めの一歩である。

まずは頭の中によぎるすべての事柄を一度頭から取り出す作業のために“インボックス（受け皿）”を可能な限り少なく、必要な分だけ用意しよう。

2つのインボックスを私は用意している。
1つはGmail
2つめはロディアだ。ロディアはエレクトリックが意味をなさない状況で、例えばＰＣの近くにいないとき、Gmailを開く余裕すらない場合で、アイデアを収集するのに使用している。このロディアで収集されたアイデア達は、Gmailのインボックスに後でまとめて格納する。

Gmailが使用できる状況の時は、アイデア達は“me”宛にメールとして送信する。（“me”とは自分宛にメールを送信しているという意味、GmailのEメール オートコンプリート機能を使う。日本語版では“自分”となっているかも知れない。その際は、コンタクトリストで自分のGmailアドレスに“me” と登録しよう。自分と書き入れるより、meと書く方が効率的であるからだ）

このステップの目的はデビット・アランの第一歩目“コレクション”の目的と同じものである。
自分の頭の中であふれ出てくる心配事や仕事のリスト、アイデア達を取り出し、どこか信頼できる場所に保管することがこのステップの目的だ。

次回の「GmailでGTD」はGmailから“プロセス（処理）”を解説する。

This information based on 『space-age wasteland』